Mes conseils pour devenir pro des emails

Cette (trop longue) page liste mes conseils pour être un pro des emails, et ne pas souffrir ni avoir de phobies contre ces emails. Les emails sont là depuis le début du web, même avant Internet (année 1970 !), et ils resteront là pendant longtemps ! Mon pronostic personnel dans 20 ans : Facebook et Twitter seront morts et enterrés, mais nous aurons toujours IRC, les flux RSS et les emails !

À faire

Après des années sans trop m’inquiéter, mon « mode aléatoire » (générateur avec des dés et des pièces) m’a demandé de changer drastiquement, le vendredi 16 avril 2021. Donc je change. Je vais remettre GPG/PGP (cf. pgp.fr.html), et lentement je refuserai de répondre si la personne n’a pas respecté mes conditions (trois ou quatre idées, vraiment simples). Je vais être très prudent dès maintenant. Merci d’avance d’accepter cela dans nos interactions professionnelles ou personnelles !

Les emails sont un outils essentiels de vos études, de votre ou vos futurs travaux, qu’ils soient inscrits dans le monde numérique ou non. Devenir pro des emails n’est pas si compliqué, il faut simplement pratiquer et respecter des règles de bases, et ne pas être inquiets, vous allez progresser !

Mais que sont les emails ? Ma définition et celle de Wikipédia est la suivante : Un courrier électronique, un courriel, un mail (parfois écrit mél en français), ou un e-mail, est un message écrit envoyé électroniquement via un réseau informatique. On appelle messagerie électronique l’ensemble du système qui permet la transmission des courriers électroniques. Elle respecte des règles normalisées afin d’autoriser le dépôt de courriels dans la boîte aux lettres électronique d’un destinataire choisi par l’émetteur. (sur Wikipedia). Dans cet article, je vais écrire email ou courriel alternativement, mais en général, je combats les anglicismes.

But what are emails? Electronic mail (email or e-mail) is a method of exchanging messages (« mail ») between people using electronic devices. Email entered limited use in the 1960s, but users could only send to users of the same computer, and some early email systems required the author and the recipient to both be online simultaneously, similar to instant messaging. Ray Tomlinson is credited as the inventor of email. (on Wikipedia).

XKCD: Une bande dessinée de nouvel an, où Megan demande à Béret Guy s'il a des résolutions du nouvel an, et même si cela est juste avant le nouvel an 2015, sa résolution est de savoir quel courriel !

En effet, avec la pandémie de coronavirus depuis 2020 (cf. coronavirus.fr.html), nous avons tous et toutes dû faire des appels visio, que ce soit pour le travail (réunions, enseignements ou soutenances de thèse), pour des apéros virtuels entre ami-e-s, ou pour d’autres occasions (mariage, etc).

Et avant ces conseils, si vous voulez rigoler pendant 15 minutes (en anglais), regardez ça (« This is what happens when you reply to spam email », by James Veitch à TedX 2016) :


Mes conseils bien lire ses emails

C’est assez décevant, mais je suis souvent effaré de voir les mauvais choix technologiques que font beaucoup de mes proches, même dans le milieu de chercheurs-ses ou profs en mathématiques ou informatique…

N’utilisez pas les « web-mails », ces clients de messagerie écrits en HTML/CSS et Javascript, et utilisables après une connexion (identifiant / mot de passe) dans votre navigateur ! Voici sept raisons, par ordre d’importance :

  • vous devez penser activement à faire sur cet onglet, et donc vous perdez du temps et de la concentration ;

  • vous perdrez du temps à vous reconnecter à chaque fois ;

  • vous n’aurez pas accès à vos emails si vous n’avez (temporairement) plus accès à Internet ;

  • les fonctionnalités de recherche sont généralement pourries (sauf peut-être GMail) ;

  • les fonctionnalités de protection contre le spam et les indésirables sont pourries (sauf GMail et Microsoft Outlook) ;

  • le carnet d’adresse est souvent inexistant, ou alors restreint aux adresses de votre institution (laboratoire, école, université), c’est débile : avec mon adresse wonder.woman@labo.fr j’ai tout le temps besoin d’écrire à 42 autres institutions ! Ou même, il est restreint aux adresses vues avec ce compte uniquement ;

  • les fonctionnalités avancées sont souvent absentes, telles que le chiffrement (cf. pgp.fr.html) ou l’inspection détaillée des entêtes numériques de chaque courriel ;

  • et enfin, une raison écologique : à chaque connexion, le site distant doit vous renvoyer le code source de l’affichage et du client javascript : c’est tout bonnement débile de devoir les faire transiter par le réseau à chaque fois.

La seule solution raisonnable et professionnelle est d’utiliser un client de messagerie, pour votre ordinateur bureau ainsi que pour votre smartphone. Il existe plein de solutions, je vais vous recommander les deux plus populaires, qui ont les avantages d’être libre et gratuites (Free and Open-Source Software, FOSS), multi-plateformes, très fiables et qui ont la confiance de millions d’utilisateurs et utilisatrices de part le monde :

  1. Sur ordinateur, utilisez Mozilla Thunderbird. Cf. site officiel https://www.thunderbird.net/. J’ai encore le réflexe d’appeler ça Mozilla Thunderbird, je l’utilise sous ce nom depuis 2011, mais le site officiel indique désormais Thunderbird is now part of MZLA Technologies Corporation, a wholly owned subsidiary of Mozilla Foundation.

  2. Sur téléphone intelligent (« smartphone »), utilisez K-9 mail. Cf. site officiel https://k9mail.app/download.html. Ma page apk.fr.html pour plus de conseils pour les meilleures applis faibles, sécurisées et libres pour Android.

Avertissement

Et mon Mac/iPhone alors ? Oubliez Apple et son iOS ou OS X, c’est de la merde en boite qui vous espionne, vous pompe votre argent, qui va ralentir et tuer votre appareil dans deux ou trois ans, et vous espionne (mais ça, vous le saviez déjà non ?). Apple est une des pires entreprises mondiales en ce qui concerne la fraude fiscale, l’étouffement de la concurrence, l’exploitation de ses travailleurs dans ses usines en Chine, et le greenwashing en général. Je boycotte Apple depuis 2011 et j’en suis fier !

À chaque fois que vous obtenez une nouvelle adresse électronique, ajouter le mail et configurer la bien correctement. Vérifiez que vous pouvez envoyer un email et bien en recevoir un, de votre adresse et d’une autre adresse.


Mes conseils pour écrire des bons emails

  • Un email est plus formel et se doit d’être plus soigné qu’un SMS ou un message sur une appli de messagerie instantanée comme Discord. Surtout votre premier échange par email avec une nouvelle personne, soyez très pro et adoptez un niveau de langue soutenu (pas ampoulé ou pédant, juste soutenu, comme cet article) ;

  • Normalement, un email est une lettre au format numérique, et donc de vieilles règles disent qu’il faudra commencer un email par Chère Madame ou Cher Monsieur, et pas Bonjour Batman ou Bonsoir James Bond. Cette règle n’a plus aucun sens en 2021, et tout le monde dit salut, avé, bonjour, bonsoir, etc. ;

  • Configurez votre client de messagerie pour être sûr de respecter les points suivants :

    • Votre identité doit s’afficher comme Prénom [Prénoms] Nom <prenom.nom@institution.edu> (ou autre format de mail), mais je vous en prie, pas juste jules251@gmail.com : on doit savoir qui vous êtes, sans même lire votre email !

    • sauf si vous êtes la newsletter de Greenpeace, les emails s’écrivent en mode texte brut. Pas de polices bizarres (looking at you, Comic Sans), pas d’images incluses, pas de liens bizarres cachés sur un mot, rien que du texte, du texte du texte. Comme en 1984, parce que ça marche. Parce que c’est le plus économique et écologique. Parce que c’est compatible avec les lecteurs d’écran et autres technologies pour l’accessibilité aux handicaps. Parce que c’est suffisant et sobre, donc nécessaire.

    • Ajoutez une signature, au format suivant : formule de politesse passe-partout, une ligne « –  » (l’espace en fin de est importante !), votre nom, votre statut / titre / position, et éventuellement un site web, un numéro de téléphone, votre groupe sanguin, un Geek Code, une blague, une citations, etc. :

Bien cordialement,
--
Wonder Woman,
Justice League of the Free World
wonder.woman+spam@justice.league
+3312312312412 | https://justice.league/wonder.woman
  • Aérez vos emails : un seul gros paragraphe, c’est illisible. Les sauts de lignes sont économes (un seul caractère ASCII !) mais peuvent se montrer très utiles, pour rendre lisible même des emails trop longs. Par exemple :

Bonjour Batman,

J'ai bien aimé ta présentation sur les mauvais usages des électrochocs à l'asile d'Arkham, et les conséquences sur la santé mentale de patients dangereux comme *Le Joker*.

Tu trouveras ci-joint ma propre analyse des dérives de l'utilisation du *Lasso de la vérité*, ainsi qu'une analyse comparative implémentée en Python 3.

Bien informatiquement,
--
Wonder Woman
  • Votre destinataire devrait savoir ce que vous lui voulez juste en lisant l’objet du mail et votre identité (cf. conseil précédent), donc choisissez des objets informatifs ! Trop souvent je reçois encore maintenant des emails sans objets, ou intitulés « question » ou « demande ». Pitié non ! N’ayez pas peur de pousser ça à l’extrême : « Question exercice 4.2 du TP2 Java du cours INF1 - James Bond - merci d’avance » ;

  • La plupart du temps, même un bon objet ne suffira pas, mais votre destinataire doit savoir ce que vous lui voulez en lisant la première ligne de l’email (après le « Bonjour Batman » en haut du mail). Si votre email n’a pas le choix que d’être un peu long, incluez une ligne TL;DR : je vous demande ça, i) truc un, ii) truc deux, iii) truc trois. (TL;DR = too long, didn’t read) ;

  • Vous avez le droit d’employer du balisage léger à la Markdown dans un email (en fait, c’est historiquement l’inverse : les conventions de Markdown, comme _italique_ et **gras**, viennent des usages dans les emails !). Par exemple :

Bonjour Wonder Woman,

Toujours un vrai plaisir que de recevoir de tes nouvelles ! Voici mon impression :

## Psychologie

Un paragraphe sur la psychologie du *Joker*.

- il est fou ;
- mais il a raison ;
- et ceci est une liste !

## Stratégie

Un paragraphe sur la stratégie du *Pingouin*. Il est un peu **enrobé** (gras !).
Voici [un lien](https://pingouin-stats.org/), et un autre plus lisible <https://pingouin-stats.org/>.

Bonne chance face aux ténèbres,
--
Ton cher B.W., alias Batman

Des trucs et astuces pour les pros des emails

  • Astuce pratique : ajoutez les destinataires seulement à la fin ! Un client de messagerie sérieux doit vous interdire d’envoyer un email s’il n’a pas de destinataire, donc en renseignant les adresses (et noms) des destinataires seulement à la fin, une fois que le texte est terminé (et relu !), vous n’avez aucun risque d’envoyer un mail qui ne soit pas bien terminé !

  • Autre astuce ultime et facile : avant l’envoi d’un email, faites un rapide copier-coller ! Comme ça si l’envoi échoue, ou si le brouillon n’a pas été sauvegardé, vous gardez votre texte. Cette astuce est renforcée si vous êtes assez malins pour penser à utiliser un gestionnaire d’historique de presse papiers sur votre ordinateur ou smartphone. Sous GNOME et GNU/Linux, je recommande Parcellite (cf. mes-outils-preferes.fr.html). C’est aussi très pratique si vous écrivez plusieurs mails très similaires à la suite !

  • Si c’est un mail important, mettez vous (ou une autre adresse sur un autre serveur) en copie ! Je m’envoie mes mails importants à lilian at besson.link, depuis 2020, pour en garder une trace « au cas où ».

  • Vous avez le droit d’écrire des mails en avance, de les enregistrer comme des brouillons, et de les envoyer plus tard à un moment choisi. J’ai fait ça pendant plusieurs années quand j’étais en charge des annonces et des prises de contacts pour les séminaires d’initiation à la recherche scientifique, au département informatique de l’ENS Rennes.

  • Si vous utilisez l’adresse électronique de votre institution (e.g., labo de stage de recherche, de thèse, école, etc.), pensez bien au fait qu’elle ne sera normalement pas valide à vie ! Mon adresse de l”ENS Cachan (désormais en @ens-paris-saclay.fr) sera normalement terminée en septembre 2021, dix ans après être devenu élève normalien fonctionnaire en septembre 2011.

Voir aussi

Certains et certaines vont même plus loin, en utilisant un greffon comme « Send later for Thunderbird ». J’ai ce greffon depuis cinq ans, je n’ai jamais pensé à m’en servir, car je n’ai jamais ressenti le besoin.

Pour aller encore plus loin

  • N’envoyez vos emails que dans les horaires de travail : 8h - 19h, de lundi matin à vendredi soir. Ou en tous cas, n’espérez pas de réponse en dehors de ces horaires ;

  • Rédigez chaque email comme s’il allait être imprimé et diffusé en ligne par une personne malveillante : soyez clean ! Ou bien comme s’il allait être affiché sur votre porte de bureau, ou envoyé à vos parents dans trois minutes ou dans 11 ans : aucune insulte, un ton toujours parfaitement cordial et poli, toujours politiquement correct, et n’évoquez ou ne parlez jamais de quoique ce soit d’illégal. Un email a une valeur légale, en cas de procès. Un email restera stocké sur le serveur du destinataire, même si vous le supprimez. La plupart des gens peuvent retrouver leurs emails, même quinze ans après. Quelqu’un pourrait utiliser un email mal rédigé contre vous. Soyez prudent !

    • J’essaie d’appliquer ce conseil, depuis 2013. Je ne serai pas forcément fier du ton employé dans quelques emails professionnels en 2012…

    • C’est une règle évidemment discutable… et certains préfèrent opérer selon les règles de Crocker.

Orthographe et grammaire

  • Soyez pro : l’orthographe est très importante, et dans un message que vous avez le temps d’écrire et de relire avant de l’envoyer, vous n’avez aucune excuse de laisser des fautes d’orthographe grossière !

  • Des petites fautes d’accord ou de subtilités sont acceptables mais pas plus, mais dais mos aicri caume sa c’est inadmissible ! Vous pourriez tomber sur quelqu’un de strict, qui ne vous répondra tout simplement pas si votre email est trop rempli de fautes d’orthographe. Ce « trop » dépend des personnes, mais j’ai tendance à croire à une corrélation avec l’âge et le niveau hiérarchique de votre destinataire… faites attention, notamment lors de premiers contacts avec un ou une chercheur-se ou directrice-teur de laboratoire ou d’entreprise !

  • Tous les logiciels d’écriture d’emails se doivent d’avoir au moins un correcteur orthographique basique : si c’est Thunderbird ou K-9 mail, utilisez les ! Si c’est un webmail, votre navigateur devrait gérer ça ! Sinon, passez à Mozilla Firefox.

Des greffons pour Thunderbird

  • Grammar checker (sur cette page) : pour bien contrôler et vérifier la grammaire et d’autres détails linguistiques, c’est excellent ! Avec LanguageTool qui est un logiciel libre et open-source ;

  • Thème sombre (dark) : pour se protéger les yeux (et pour navigateur web il faut Dark Reader, cf. mes greffons pour Firefox).

Sécuriser ses emails ?

Voir aussi

J’explique des choses sur le chiffrement GPG, sur cette page pgp.fr.html sur ce blogue ! Comme des fois (Zotéro!), je suis un terrible exemple, malgré ce tutoriel en ligne depuis 2013 : certaines de mes adresses ne sont pas bien associées à ma clé GPG, et mon client K-9 mail sur mes smartphones n’est pas bien configuré pour signer les emails sortant, alors que l’appli le permettrait.


Autres conseils

Déjà, on peut rigoler une minute, pour se moquer gentiment des personnes qui sont trop attachées à tel logiciel bien configuré comme il faut (XKCD: Team chat #1782) :

XKCD: Team chat

Quand faut-il utiliser des emails ?

  • Quand il faut une trace pérenne des échanges, et de petites pièces jointes ;

  • Quand il faut contacter quelqu’un de nouveau pour le travail ou les administrations ;

  • Quand il faut communiquer d’une personne (e.g., un prof) à un petit groupe (e.g., des élèves), occasionnellement. Si c’est dix emails par jours, passez à autre chose, Discord ou un forum Moodle ou autre… !

Quand ne faut-il pas utiliser des emails ?

  • Pour contacter des gens que vous savez moins à l’aise en informatique : préférez un bon vieux SMS, un appel, ou un message instantané ;

  • Préférez évidemment des solutions sécurisées et respectueuses de votre vie privée, comme Signal ou Telegram, mais bannissez les solutions qui vous espionnent, revendent vos données et sont souvent victimes de larges fuites de données comme WhatsApp, Facebook/Messenger, les messages Instagram ou Twitter, ou même Snapchat ;

  • Pour des longs échanges qui nécessitent beaucoup d’aller-retours, et de réponse à des morceaux spécifiques, préférez une messagerie instantanée, comme Signal ou Telegram ;

  • Pour envoyer des gros fichiers, utilisez un service web pour stocker temporairement ces gros fichiers, et pas des pièces jointes !

  • Pour des newsletter : just don’t, utilisez un flux RSS, pour votre blogue, votre association etc.

Pour les mails automatiques désirables

Par emails automatiques désirables, j’entends les listes de diffusion (e.g., actualités d’un laboratoire, groupe de travail, informations d’une classe ou d’un cours donné), et les newsletters.

  • Ne faites jamais « répondre à tous » à une liste de diffusion, sauf si c’est explicitement votre but. Honnêtement, même en faisant attention, je dois encore faire une erreur deux fois par an. Mais certains, même pro et avec 30 ans de carrière, font l’erreur trois fois par semaine…

  • Désabonnez-vous des alertes emails et autres emails automatiques (style newsletter que vous ne lisez pas). La règle est simple : si deux fois de suite vous n’avez pas le temps ou plus l’envie de lire un email automatique, désabonnez-vous. Ou passez à des alertes RSS, qui ont une empreinte carbone bien plus faible (cf. rss.html pour suivre ce site web et d’autres conseils sur les flux RSS) ;

Pour les mails automatiques indésirables (« spam »)

  1. Soyez prudent et prudente lors de la lecture des emails : une adresse louche, une demande inappropriée (encore une augmentation de mon pénis ?!), des fautes d’orthographe flagrantes, des polices/fontes mal choisies, des images incluses dans l’email, une offre invraisemblable et incroyable (non, un prince Nigérien n’a pas besoin de vous pour encaisser 150 millions d’euros !), et des liens internes aux mail qui dirigent sur des sites bizarres et non fiables : tous ces indices doivent vous alarmer !

  2. Trois choses à faire quand vous pensez qu’un email est indésirable :

    • Ne cliquez sur rien, même un lien « désabonnez-moi » qui sont des faux liens et destinés à vous espionner (à en premier lieu à une chose : à vérifier que vous êtes assez con crédule pour cliquer partout) ;

    • Étiquetez ou signalez l’email comme un indésirable via votre application ou logiciel (Thunderbird a un bouton exprès) ou votre client web ;

    • Si jamais vous avez quand même cliqué (pas bien !), soyez extrêmement prudent-e sur la page web : ne donnez aucun mot de passe, en particulier ceux de vos comptes bancaires en ligne ou de vos « réseaux sociaux ».

  3. Nan mais sérieusement, c’est pas compliqué de pas cliquer sur des liens bizarres ! Et si vous vous voulez tenter de jouer contre les spammeurs, faites le comme les professionnels (e.g., le célèbre James Veitch), et soyez encore plus prudent-e-s (mais c’est marrant, alors pourquoi pas essayer ?) :

Conseils écologistes pour réduire l’empreinte carbone des courriels

Deux faits assez frappants :

  1. en 2021, si Internet était un pays, il serait le troisième plus grand consommateur d’électricité !

  2. en 2021, 300 milliards de courriels sont échangés chaque jour (source #1, source #2, meta source), environ 90% sont des indésirables et 10 à 30% contiennent des pièces jointes.

Cinq conseils faciles pour réduire l’empreinte carbone de votre utilisation de courriels :

  1. oubliez les images inclues dans une signature : un bon email est un email des années 1980 : du texte brut et c’est tout !

  2. n’imprimez jamais des emails, sauf si absolument nécessaire ;

  3. si vos pièces jointes sont lourdes (+ de 5 Mo) et/ou à destination de nombreuses personnes, il ne faut pas les envoyer comme pièces jointes, mais via un service web permettant le transfert de gros fichiers ! En tant qu’universitaire en France, il faut utiliser FileSender de Renater ou un logiciel similaire (le CNRS, Inria et d’autres ont leurs propres versions) ;

  4. videz votre corbeille (et dossier d’indésirables) régulièrement, au moins une fois par mois ;

  5. ne cliquez jamais sur « répondre à tous » sauf si nécessaire, pour des emails envoyés à beaucoup de gens ou des listes de diffusion ;

Des conseils plus difficiles à respecter :

  • désabonnez-vous des alertes emails et autres emails automatiques (style newsletter que vous ne lisez pas). La règle est simple : si deux fois de suite vous n’avez pas le temps ou plus l’envie de lire un email automatique, désabonnez-vous. Ou passez à des alertes RSS, qui ont une empreinte carbone bien plus faible (cf. rss.html pour suivre ce site web et d’autres conseils sur les flux RSS) ;

  • passez chez un fournisseur/hébergeur de courriels écologique, comme Lilo.org ;

  • stockez vos vieux courriels sur votre machine personnelles (ainsi qu’une copie sur au moins un disque dur externe), et supprimez les définitivement de vos serveurs, par exemple une fois par an ;

  • bannissez l’utilisation du 3G/4G/5G pour récupérer/envoyer vos courriels, vous pouvez généralement attendre d’être connecté à un réseau Wi-Fi !

Quelques trucs peu connus sur les emails ?

  • La norme RFC 2822 qui définit ce que peut être une adresse électronique valide est bien plus permissive que ce que l’on peut croire !

  • Par exemple, wonde.woman+onlinedating@justice.league est valide ! Beaucoup de gens utilisent ces étiquettes +topic@ pour avoir plusieurs adresses qui ne sont en fait qu’une seule sur le serveur email. GMail par Google et d’autres fournisseurs d’emails permettent de recevoir les emails avec de telles étiquettes, sans rien avoir à configurer, même si c’est la première fois qu’une telle adresse est utilisée !

  • Les emails ne sont pas sécurisés, et les adresses électroniques peuvent être volées (cherchez en ligne, email spoofing). Cet article Email Spoofing (ou Address Spoofing) : Le SPAM par usurpation d’adresse IP est très utile.

Quelques légendes urbaines sur les emails ?

  • on peut hacker quelqu’un en envoyant un email : non pour « hacker » quelqu’un (définition ?), il faut nécessairement que cette personne ait accepté d’ouvrir ce courriel, et d’activer les images et ressources distantes (astuce : par défaut, Thunderbird les interdit !). Généralement, il faut accepter d’ouvrir une pièce jointe, qui peut être un PDF ou un document Microsoft Word ou Excel, qui peut contenir un virus. Sous Microsoft Windows, il faut être très prudent-e !

  • il y a un accusé de réception (ou de lecture) automatique et universel dans les emails (à la WhatsApp ou Signal ou Telegram) : non, c’est faux ! Vous devriez toujours avoir le choix de le renvoyer, et il devrait être automatique (conseils : il n’est pas automatique dans Thunderbird !).

  • blabla.

Voir aussi

Vous en connaissez d’autres ? Je suis curieux ! Contactez moi !


Et encore d’autres conseils

Je vous encourage à lire aussi cet article sur conseils-visio, qui donne des conseils pour les visio-conférences et la communication audio-visuelle en ligne en général.

Ces vidéos en anglais peuvent aussi vous intéresser :

Et en français, il y en a plein :

Enfin, vous pouvez aisément chercher d’autres documents similaires, ou d’autres vidéos, par exemple avec cette recherche sur YouTube. J’avais regardé une vingtaine de vidéos en anglais et français, pendant la rédaction de cette page-là en avril 2021.